○新潟県市町村職員共済組合個人情報保護に関する規程細目
平成31年3月11日
細目第1号
新潟県市町村職員共済組合個人情報保護に関する細目(平成17年7月4日)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この細目は、新潟県市町村職員共済組合個人情報保護に関する規程(平成30年5月31日規程第4号。以下「規程」という。)に基づき、新潟県市町村職員共済組合(以下「組合」という。)が取り扱う個人情報を保護するため必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 個人情報保護管理者 事務局長
(2) 個人情報保護管理補助者 各課課長及び各支配人
(個人情報保護管理者の責務)
第3条 個人情報保護管理者は、組合における個人情報の保護に関する総合的な管理業務を担う。
2 個人情報保護管理者は、個人情報保護管理補助者を指揮監督する。
3 個人情報保護管理者は、個人情報の管理状況等を常に把握し、必要に応じ理事長に報告する。
(個人情報保護管理補助者の責務)
第4条 個人情報保護管理補助者は、その所管に属する個人情報の保護に関する管理業務を担う。
2 個人情報保護管理補助者は、個人情報保護管理者を補佐し、その所管する部署の個人情報を取り扱う職員等を指揮監督する。
3 個人情報保護管理補助者は、その所管する部署の個人情報の管理状況等を常に把握し、必要に応じ個人情報保護管理者に報告する。
(職員の責務)
第5条 個人情報を取り扱う職員は、規程及び関連する法令等の定めに従い、個人情報を適切に取り扱わなければならない。
(個人情報の取扱い)
第7条 個人情報を保管、移送、廃棄等を行う場合は、記録を作成することとし、常にその所在を明らかにしておくものとする。
2 個人情報を保管する場合は、鍵の掛かる保管庫に保管するものとする。
3 個人情報を保管する事務所等は、入退室管理を行うものとする。
(委託)
第8条 規程第14条第1項の規定により委託契約書等に明記する必要な事項は、次のとおりとする。
(1) 秘密保持義務
(2) 目的外使用の禁止
(3) 複写・複製の禁止
(4) 第三者提供の禁止
(5) 再委託の禁止
(6) 個人情報の授受の方法及び保管方法
(7) 個人情報の管理責任者
(8) 作業場所
(9) 個人情報の管理状況に関する報告の義務
(10) 事故等の発生時における報告の義務
(11) 委託処理終了後の個人情報の返還、消去又は廃棄
(12) 契約事項に違反した場合の契約解除及び損害賠償
(13) 前各号に掲げるもののほか、個人情報の保護に関し必要な事項
(1) 資格・調定業務
ア 組合員資格取得及び被扶養者の認定・取消に関する事務
イ 掛金の調定に関する事務
(2) 短期給付事業
ア 保健給付
イ 休業給付
ウ 災害給付
エ 附加給付
(3) 長期給付事業
ア 退職給付
イ 障害給付
ウ 遺族給付
(4) 福祉事業
ア 保健事業
イ 宿泊事業
ウ 貯金事業
エ 貸付事業
オ 地方公務員等共済組合法(昭和37年法律第152号)第112条の2に規定する特定健康診査及び特定保健指導
カ その他組合員の福利厚生のために行う事業
(5) 財形住宅貸付事業
(6) 基礎年金代行事務
(7) 介護保険料等の年金からの特別徴収に関する事務
(8) 住民基本台帳情報による年金の生存確認及び住所確認に関する事務
(9) 基礎年金番号による年金の情報交換に関する事務
(10) 雇用保険情報による年金の支給停止に関する事務
(11) 厚生年金情報による年金の所得制限に関する事務
(12) 行政事件訴訟に関する事務
(13) 長期給付に係る財源率(掛金率・負担金率)の算出等のための各種統計表作成に関する事務
(14) 貸付事業に係る団体信用生命保険に関する事務
(15) 貸付事業に係る債務返済支援保険に関する事務
(保有個人データ)
第11条 保有個人データは、別表1のとおりとする。
ア 当該個人データを提供した年月日
イ 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項(不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨)
ウ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
エ 当該個人データの項目
3 前2項の規定にかかわらず、第三者から他の個人データの提供を受けるに際して既に前2項に規定する方法による確認(当該確認について次条に規定する方法による記録の作成及び保存をしている場合におけるものに限る。)を行っている事項の確認を行う方法は、当該事項の内容と当該提供に係る規程第22条第1項各号に掲げる事項の内容が同一であることの確認を行う方法とする。
ア 個人データの提供を受けた年月日
イ 規程第22条第1項各号に掲げる事項
ウ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
エ 当該個人データの項目
オ 法第23条第4項の規定により公表されている旨
(開示等の請求等方法)
第17条 規程第29条第1項に規定する理事長が別に定める方法は、次のとおりとする。
(2) 開示等の請求等を行う者は、当該請求等に係る保有個人データの本人であること又は本人の代理人であることを証明するために必要な書類及び訂正等を請求する内容が事実に合致することを証明する書類等を個人情報開示等請求(申出)書に添えて提出し、又は提示しなければならない。
(3) 開示等の請求等を行う者が代理人である場合の委任状の様式は、様式第4号とする。
(4) 理事長は、個人情報開示等請求(申出)書に不備があると認めるときは、当該請求等を行う者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
(1) 本人(規程第2条第7号に規定する本人をいう。以下この条において同じ。)
(2) 本人が未成年者又は成年被後見人である場合における法定代理人
(3) 開示等の請求等をすることにつき本人から委任を受けた代理人
(1) 本人が申請する場合
ア 次に掲げる書類のうちいずれか1点
運転免許証、運転経歴証明書、個人番号カード、住民基本台帳カード(写真が表示されたものに限る。)、旅券(パスポート)、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書、国民健康保険被保険者証、年金手帳(基礎年金番号通知書)、児童扶養手当証書、共済組合員証(遠隔地被扶養者証、船員組合員証、船員被扶養者証、任意継続組合員証を含む。)、健康保険被保険者証(遠隔地被保険者証、船員保険被保険者証、船員保険被扶養者証を含む。)等 |
イ 写しの送付による開示等の請求等の場合、アに掲げる書類の写しのほか、開示等の請求等を行う者の住民票の写し又は外国人登録原票の写し(開示等の請求等をする日前30日以内に作成されたものに限る。)
ウ 婚姻等により、開示等の請求等を行った時の氏名が請求等の内容の氏名と異なる場合、旧姓等が確認できる書類
(2) 前条第2号に定める者
ア 代理人本人であることの確認 第1号に掲げる書類
イ 規程第2条第7号に規定する本人が未成年者又は成年被後見人であること及び請求等を行う者が当該本人の親権者若しくは未成年後見人又は成年後見人であることの確認 次に掲げる書類のうち少なくとも1以上の書類(開示等の請求等をする日前30日以内に作成されたものに限る。)の提出又は提示
(ア) 戸籍謄本(抄本)
(イ) 住民票
(ウ) 登記事項証明書(後見登記等に関する法律(平成11年法律第152号)による。)
(エ) 家庭裁判所の証明書
(オ) その他法定代理関係を確認し得る書類
(3) 前条第3号に定める者
ア 第1号に掲げる書類
イ 本人の署名・押印のある開示等の請求等に係る「委任状」(開示等の請求等をする日前30日以内に作成されたものに限る。)
ウ 委任状に押印された印の印鑑登録証明書(開示等の請求等をする日前30日以内に作成されたものに限る。)
(開示等の請求等に対する決定等通知)
第20条 規程第30条第1項の理事長が別に定める方法は、次のとおりとする。
(3) 開示等請求に対し、一部について開示等の決定を行う場合は、様式第7号による個人情報部分開示等決定通知書により行うものとする。
(4) 開示等請求に対し、全部について開示等しない決定を行う場合は、様式第8号による個人情報非開示等決定通知書により行うものとする。
(手数料)
第22条 規程第31条第2項に規定する理事長が別に定める手数料の額は次のとおりとする。
(1) 写しの作成に要する費用 実費額
(2) 送付に要する費用 実費額
(匿名加工情報の作成の方法に関する基準)
第23条 規程第34条第1項の理事長が別に定める基準は、次のとおりとする。
(1) 個人情報に含まれる特定の個人を識別することができる記述等の全部又は一部を削除すること(当該全部又は一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
(2) 個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
(3) 個人情報と当該個人情報に措置を講じて得られる情報とを連結する符号(現に組合において取り扱う情報を相互に連結する符号に限る。)を削除すること(当該符号を復元することのできる規則性を有しない方法により当該個人情報と当該個人情報に措置を講じて得られる情報を連結することができない符号に置き換えることを含む。)。
(4) 特異な記述等を削除すること(当該特異な記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
(5) 前各号に掲げる措置のほか、個人情報に含まれる記述等と当該個人情報を含む個人情報データベース等を構成する他の個人情報に含まれる記述等との差異その他の当該個人情報データベース等の性質を勘案し、その結果を踏まえて適切な措置を講ずること。
(加工方法等情報に係る安全管理措置の基準)
第24条 規程第34条第2項の理事長が別に定める基準は、次のとおりとする。
(1) 加工方法等情報(匿名加工情報の作成に用いた個人情報から削除した記述等及び個人識別符号並びに規程第34条第1項の規定により行った加工の方法に関する情報(その情報を用いて当該個人情報を復元することができるものに限る。)をいう。以下この条において同じ。)を取り扱う者の権限及び責任を明確に定めること。
(3) 加工方法等情報を取り扱う正当な権限を有しない者による加工方法等情報の取扱いを防止するために必要かつ適切な措置を講ずること。
(匿名加工情報の作成時における公表)
第25条 規程第34条第3項の理事長が別に定める公表方法は、組合ホームページへの掲載その他の適切な方法により行うものとする。
(匿名加工情報の第三者提供時における公表等)
第26条 規程第34条第4項の理事長が別に定める公表方法は、組合ホームページへの掲載その他の適切な方法により行うものとする。
2 規程第34条第4項の規定による明示は、電子メールを送信する方法又は書面を交付する方法その他の適切な方法により行うものとする。
(補則)
第27条 この細目に定めるもののほか、組合における個人情報の保護に関し必要な事項は、理事長が別に定める。
附則
この細目は、平成31年3月11日から施行し、平成29年5月30日から適用する。
附則(令和2年12月3日細目第4号)
この細目は、令和2年12月3日から施行する。
別表1(第11条関係)
共済組合の保有個人データ一覧
業務名 | 保有個人データの内容 | |
1 組合員等資格調定業務のため必要な情報 | (1) 資格業務関連 | 組合員台帳情報(氏名、性別、生年月日、組合員証記号番号、給料記録番号、基礎年金番号、住所、掛金免除有無等) 異動記録情報(異動年月日、異動事由、組合員種別、給料月額、標準報酬月額、期末手当等額) 被扶養者台帳情報(氏名、生年月日、性別、認定事由、基礎年金番号、障害等級・号、家族種別、別居区分、住所、扶養手当有無) 証交付情報(組合員証、組合員被扶養者証、高齢受給者証、限度額適用認定証) 養育特例情報(氏名、性別、生年月日、養育特例期間等) |
(2) 調定業務関連 | 掛金免除情報(氏名、性別、生年月日、産前産後休業期間、育児休業期間、掛金免除期間等) 任継掛金収納情報(氏名、生年月日、退職年月日、任継資格取得日、住所、電話番号等) | |
2 短期給付事業のため必要な情報 | 短期給付関連 | レセプト情報(氏名、性別、生年月日、初診年月日、診療日数、入院年月日、公費助成医療費総額等)、現金給付情報、送金情報 |
3 長期給付事業のため必要な情報 | (1) 年金給付関連 | 基本項目(受給権者氏名、続柄、性別、生年月日、住所、電話番号、年金証書記号番号、基礎年金番号、雇用保険被保険者番号、給料記録番号、異動年月日、金融機関情報等)、支給実績情報、停止情報、年金額情報、被扶養者等情報、組合員期間等情報、併給調整等情報、受給権者情報属性情報、扶養控除情報、既給一時金等情報、給料情報 |
(2) 給料記録関連 | 基本項目(氏名、性別、生年月日、当初資格取得年月日、最終退職年月日、組合員証記号番号、年金証書記号番号、基礎年金番号、給料記録番号、遺族の生年月日、年金種別、障害認定日、退職改定年月日、受給権発生年月日等)、給料記録情報、組合員期間等情報 | |
(3) 基礎年金番号事務処理関連 | 現職者情報(氏名、性別、生年月日、住所、基礎年金番号、給料記録番号、現職者記録番号、組合員期間等情報、被扶養者情報) 年金受給権者情報(氏名、性別、生年月日、住所、基礎年金番号、年金証書記号番号、組合員期間等情報、元組合員情報、年金種別情報、年金給付情報等) | |
(4) 所得制限事務処理関連 | 氏名、性別、生年月日、年金種別、基礎年金番号、年金証書記号番号、資格情報、賞与情報、照会同意情報 | |
(5) 介護保険料特別徴収関連 | 氏名、性別、生年月日、住所、基礎年金番号、年金証書記号番号、徴収情報 | |
(6) 住民基本台帳ネットワーク利用関連 | 氏名、性別、生年月日、住所、年金証書記号番号、住民票コード、年金種別、生存状況 | |
(7) 年金相談関連 | 退職給付の基本情報(氏名、性別、生年月日、退職事由、退職予定年月日、給料情報等)、障害給付の基本情報(障害初診日、障害認定日、障害等級、給料情報等)、遺族給付の基本情報(退職事由、退職年月日、給料情報等)、組合員期間等情報、みなし給料等情報、被扶養者情報(氏名、性別、生年月日、続柄等) | |
4 福祉事業のため必要な情報 | (1) 保健事業関連 | 人間ドック・検診事業及び特定健康診査・特定保健指導利用情報(氏名、性別、住所、生年月日、組合員証記号番号、所属所名、受診機関、受診日、受診費用、受診結果、送金情報等)、保健指導・健康相談内容 |
(2) 宿泊事業(保健経理で保有する宿泊等施設を含む。) | 予約番号、顧客コード、団体名、代表者氏名、宿泊者名、性別、生年月日、電話番号、住所、連絡先電話番号、連絡先住所、勤務先、予約人数、家族情報(氏名、性別、誕生日、続柄)、利用情報(利用内容、利用日、利用金額等)、会員属性情報(会員番号、本人画像、本人確認情報、交通手段、血液型、同意書、病歴服薬歴、医師証明書)、会員契約情報(契約種類、申込日、契約日、利用日、契約変更及び取消情報、会費振替口座)、会員取引状況及び履歴情報、館内モニター画像 | |
(3) 貯金事業関連 | 氏名、組合員証記号番号、定例及び臨時積立情報、口座情報、入払情報、送金情報 保険加入者の氏名、所属所名、所属所コード、組合員証記号番号、加入情報、口座情報 | |
(4) 貸付事業関連 | 氏名、組合員証記号番号、給料月額、貸付情報、償還情報、団体信用生命保険情報、債務返済支援保険情報 | |
(5) 特定健康診査・特定保健指導関連 | 氏名、性別、住所、生年月日、組合員証記号番号、続柄、受診機関名、受診日、受診費用、健診結果、問診質問・病歴服薬歴、保健指導実施機関名、実施期間、保健指導費用、保健指導結果等 | |
5 その他 | 財形貸付事業関連 | 財形貸付情報(氏名、年齢、現住所、所属所名、組合員証記号番号、取得住宅関連情報、金融機関からの借入状況、共済組合の貸付状況、財形貯蓄残高、退職手当見込額等) |
別表2(第6条関係)
共済組合における個人情報の利用目的
組合の内部利用に係る事例 | 他の個人情報取扱事業者等への情報提供を伴う事例 | |
組合員等資格調定業務 | (1) 資格関連 | |
・組合員の資格の得喪・異動管理、被扶養者の認定・取消管理・資格調査及び組合員証並びに高齢受給者証の発行等 | ・再就職時の組合員原票に関する情報の他の共済組合への提供 ・国民年金第3号被保険者に関する情報の日本年金機構への提供 ・所属所の統廃合に伴い事務処理の効率を図るための所属所への提供 ・所属所からの資料提供の求めがあり、利用目的が明らかなもので理事長が認めたもの ・諸統計に必要な組合員等資格に関する情報の全国市町村職員共済組合連合会への提供 ・高齢者の医療の確保に関する法律に関する情報の社会保険診療報酬支払基金への提供 | |
(2) 調定業務関連 | ||
・調定計算及び月例報告書・納付書等の作成等 | ||
短期給付事業 | (1) 短期給付(附加給付を含む。)関連 | |
・レセプト、療養費、各種現金給付の審査・給付金計算・支払及び医療統計等 ・条例による医療費公費助成との調整 ・医療費及び送金の通知(被扶養者分を含めて組合員に通知) | ・海外療養費に係る翻訳のために必要な情報の委託先への提供 ・第三者行為に係る求償のために必要な情報の損害保険会社等への提供及び弁護士相談に伴う提供 ・高額医療交付金、育児・介護休業手当金交付金、災害給付資金交付金等の共同事業のために必要な情報の全国市町村職員共済組合連合会への提供 ・給付金の送金事務のために必要な情報の送金委託金融機関への提供 ・地方公務員災害補償基金の認定に伴う必要な情報の提供 ・前期高齢者納付金・後期高齢者支援金・病床転換支援金に係る基礎データの社会保険診療報酬支払基金への提供 ・介護給付費納付金に係る基礎データの社会保険診療報酬支払基金への提供 | |
(2) 診療報酬の審査・支払関連 | ||
・診療報酬明細書(レセプト)等の資格及び内容の点検 | ・レセプトデータの内容点検・審査のために必要な情報の委託先への提供 ・レセプトデータ(柔道整復に限る。)の電算処理に係るパンチ入力のために必要な情報の委託先への提供 ・社会保険診療報酬支払基金へのレセプトの返戻 ・組合員資格の訂正に伴う医療機関等への提供 ・市町村の高額療養費調査に伴う提供 ・レセプトの開示請求又は開示依頼に伴う提供 ・所属所からの資料提供の求めがあり、利用目的が明らかなもので理事長が認めたもの ・テキストデータの作成及び画像データの作成のために必要な情報を社会保険診療報酬支払基金及び理事長が認めた事業者への提供 | |
(3) 短期給付財政安定化関連 | ||
・医療費分析、疾病分析 | ||
長期給付事業 | (1) 年金給付関連 | |
・年金の決定、年金の改定、年金からの各種控除、年金の支給、年金の停止、年金の失権、年金相談、各種帳票の作成、諸統計・集計表の作成 | ・全国市町村職員共済組合連合会が年金の決定、年金の改定、年金からの各種控除、年金の支給、年金の訂正、年金の失権、年金相談、各種帳票の作成、諸統計・集計表の作成を行うために必要な情報の全国市町村職員共済組合連合会への提供 ・年金の併給調整に関する情報の対象保険者への提供 ・障害認定に必要な情報の全国市町村職員共済組合連合会への提供 ・年金受給権者の再就職時の組合員原票に関する情報の再就職先への提供 ・年金相談に必要な年金の決定等に関する情報の所属所への提供 | |
(2) その他 | ||
・新潟県市町村職員年金者連盟への年金受給権者の情報の提供 | ||
福祉事業 | (1) 保健事業関連 | |
・人間ドック及び各種検診の実施(又は利用助成)に係る業務 ・特定健康診査、特定保健指導に係る業務 ・保健指導、健康相談に係る業務 ・宿泊施設等の利用助成に係る業務 | ・人間ドック及び各種検診の利用助成のため必要な情報の提供 ・人間ドック及び各種検診の受診結果の所属所への提供 ・特定健康診査及び特定保健指導を実施するため、所属所・契約検診機関等委託先に必要な情報の提供 ・育児支援冊子等配布に係る必要な情報の提供 ・体力づくり事業利用助成及び厚生事業に係る必要な情報の提供 | |
(2) 宿泊事業(保健経理で保有する宿泊等施設を含む。)関連 | ||
・宿泊・休憩・宴会・会議・婚礼等のサービスの提供及び向上のため、各種プランの案内等 ・保健施設「アクアーレ長岡」の友の会会員の入会手続、利用確認、サービスの提供、商品開発、相談・苦情の対応等 | ||
(3) 貯金事業関連 | ||
・貯金の受入・払出、残高管理及び貯金台帳等各種帳票の作成 ・保険加入者の台帳作成 ・保険加入者の配当金及び保険料返戻送金 | ・ペイオフ時における貯金加入者の預金保険法に定める個人を特定する情報の提供 ・非課税貯蓄者の税務署への情報提供 ・貯金の受入・払出等に伴う所属所及び給与等支給機関への情報提供 ・貯金の払出・送金のために必要な情報の送金委託金融機関への提供 ・保険に係る加入、保険金請求及び脱退等に伴う生命保険会社及び損害保険会社への情報提供 ・保険に係る保険料の給与からの控除、配当金送金及び保険料返戻に伴う所属所及び給与等支払機関への情報提供 ・退職後継続保険料の収納業務及びその付随業務を行うために必要な情報の収納代行業者への提供 | |
(4) 貸付事業関連 | ||
・貸付の審査・決定、償還額算定、残高管理及び貸付金償還予定表等各種帳票の作成 | ・貸付償還金の給与等からの控除・償還等に伴う所属所及び給与等支給機関への情報提供 ・貸付金の送金のために必要な情報の送金委託金融機関への提供 ・団体信用生命保険及び債務返済支援保険に係る加入・適用申込、保険金請求及び脱退等に伴う全国市町村職員共済組合連合会並びに生命保険会社及び損害保険会社への情報提供 ・団体信用生命保険及び債務返済支援保険に係る特約保証料等の口座振替処理のために必要な情報の収納代行業者への提供 ・貸付債権の保全に係る全国市町村職員共済組合連合会への保全交付金の請求及び債権譲渡等 ・貸付債権に係る裁判所又は弁護士等への債権届出等 | |
その他 | (1) 財形貸付事業関連 | |
・財形貸付の審査・決定、償還額算定、残高管理及び貸付償還表等各種帳票 | ・財形貸付資金の調達先である全国市町村職員共済組合連合会への財形貸付申込者に係る情報提供 ・財形貸付償還金の給与等からの控除・償還等に伴う所属所及び給与等支給機関への情報提供 ・財形貸付金の送金のために必要な情報の送金委託金融機関への提供 ・財形貸付債権の保全に係る損害保険会社への保険金請求等 |